IMAP oder POP3 – Beides hat Vor- und Nachteile

E-Mails sind heute wohl bereits wichtiger, als die Briefpost es früher war. Sie begleiten uns nicht nur im Alltag, sondern dank Handy haben wir sie stetig dabei, egal ob Zuhause, beim Einkauf, im Büro oder sogar im Urlaub.
Die Art und Weise, wie wir die E-Mails auf unseren Geräten verwalten, hat einen großen Einfluss auf unsere E-Mail-Erfahrung und darauf, wie viel Arbeit wir mit dem Sortieren oder Suchen einzelner E-Mails aufbringen müssen. IMAP oder POP3 sind zwei verschiedene Protokolle, die uns helfen, E-Mails zu empfangen und zu verwalten. Lassen Sie uns einen Blick auf die Vor- und Nachteile beider Protokolle werfen.

Imap oder POP3, Postfach - E-Mail AdressePop3 ist das ältere Verfahren, wie viele von uns es schon seit über 20 bis fast 30 Jahren kennen. Technisch gesehen, landen alle E-Mails in einer einzigen schier endlos langen Datei. Das E-Mail Programm fordert vom Server die neusten E-Mails und gibt die Information mit, welches die letzte bereits gelesene E-Mail ist. Der Server muss die komplette Datei mit allen Mails einlesen um dann am Ende zu schaun, ob danach neue E-Mails eingegangen sind – um diese dann abzurufen.  Im E-Mail Programm kann man einstellen, wie lange Kopien aller E-Mails auf dem Server belassen werden sollen – damit bei einem persönlichen Verlust von E-Mails auf dem eigenen PC, zumindest noch die E-Mails der letzten Tage oder Wochen, als Kopie herunter geladen werden können. Dauerhaft speichern, ist bei POP3 problematisch, da die besagte riesige Datei, eben nicht größer wie 1-2 GB werden sollte… alles andere belastet den Server stark, verzögert den E-Mail Abruf und kann zu defekten Postfächern führen.

POP3 – Vorteile:

  1. Offline-Zugriff mit verringertem Speicherbedarf: Bei POP3 werden E-Mails normalerweise auf das Gerät heruntergeladen und standardmäßig (je nach Einstellung nach einigen tagen)vom Server gelöscht. Dies bedeutet, dass Sie die E-Mails auf Ihrem Gerät offline lesen können, ohne dass der Server zusätzlichen Speicherplatz benötigt.
  2. Keine Speicherbegrenzung: Anders als bei IMAP gibt es bei POP3 normalerweise keine Speicherbegrenzung, da die E-Mails auf dem Server gelöscht werden, sobald sie heruntergeladen wurden. Sie müssen sich daher keine Sorgen um den Speicherplatz auf dem Server machen. (Es sei denn sie wählen“ Kopien aller Mails auf dem Server belassen“ ohne ein Zeitlimmit, aber dann werden Sie aufgrund der Größe des Postfaches, schnell Probleme bekommen.)

POP3 – Nachteile:

  1. Begrenzte Synchronisation: POP3 synchronisiert die E-Mails nicht zwischen verschiedenen Geräten. Wenn Sie eine E-Mail auf einem Gerät löschen, wird sie nicht automatisch auf anderen Geräten gelöscht. Dies kann zu Unstimmigkeiten in der E-Mail-Verwaltung führen, wenn Sie mehrere Geräte verwenden. (Gleichzeitig ist eine „versehentlich“ auf „einem“ Gerät gelöschte E-Mail nicht unbedingt verloren, da Sie diese eventuell noch auf einem anderen gerät haben.)
  2. Kein synchroner Postausgang: Versendete E-Mails, finden sich nur im Postausgang des Gerätes, von dem aus Sie die E-Mail versendet haben.
  3. Kein Offline-Zugriff für den gesamten Inhalt: Obwohl Sie E-Mail-Header (Absender, Betreff usw.) im Offline-Modus anzeigen können, benötigen Sie eine Internetverbindung, um den vollständigen Inhalt der E-Mails anzuzeigen.

IMAP – Vorteile:

  1. Synchronisation über mehrere Geräte: Der größte Vorteil von IMAP ist die nahtlose Synchronisierung Ihrer E-Mails auf verschiedenen Geräten. Wenn Sie eine E-Mail auf einem Gerät lesen, löschen oder als gelesen markieren, wird dieser Status automatisch auf all Ihren anderen Geräten aktualisiert. Auch wenn Sie z.B. einen Ordner „Rechnungen“ anlegen und eine E-Mail dort hinein verschieben – dies wird auch auf dem Server umgesetzt. Sobald die anderen Geräte synchronisieren, erscheint auch der Ordner Rechnungen auf allen anderen Geräten. Es spielt keine Rolle, ob Sie Ihr Smartphone, Ihren Laptop oder Ihren Tablet-Computer verwenden – Sie haben immer Zugriff auf Ihre aktuellsten E-Mails.
  2. Synchroner Postausgang: Der Postausgang wird ebenfalls synchronisiert, also egal von welchem Gerät aus eine E-Mail beantwortend wird, die E-Mail findet sich im Postausgang auf jedem Gerät  – super vor allem, wenn man mit mehreren Personen gemeinsam ein Postfach betreut.
  3. Offline-Zugriff: IMAP ermöglicht den Zugriff auf E-Mails auch im Offline-Modus. Wenn Sie beispielsweise im Flugzeug oder an einem Ort ohne Internetverbindung sind, können Sie immer noch auf Ihre E-Mails zugreifen und sie lesen.
  4. Keine Datenverluste: Da alle E-Mails auf dem Server verbleiben, haben Sie keine Angst vor Datenverlusten auf Ihrem Gerät. Wenn Ihr Gerät gestohlen wird oder kaputt geht, sind Ihre E-Mails immer noch sicher auf dem Server gespeichert.

IMAP – Nachteile:

  1. Speicherplatz: Wie bereits erwähnt, verbleiben alle E-Mails auf dem Server, was bedeutet, dass der Speicherbedarf des Postfachs beim Webhoster immer größer wird. Einige Anbieter begrenzen die maximale Postfachgröße auf 2 oder 5 GB. Wenn Ihr Postfach sehr groß wird, zum Beispiel 20 bis 50 GB, kann dies den Server belasten und das Risiko eines Ausfalls erhöhen. Es ist wichtig, nicht mehr benötigte E-Mails regelmäßig zu löschen und Spam auszumisten, um den Speicherbedarf zu kontrollieren.

Fazit:

Ob IMAP oder POP3, Beide haben jeweils ihre eigenen Vor- und Nachteile. IMAP bietet eine nahtlose Synchronisierung über mehrere Geräte und den Zugriff auf E-Mails im Offline-Modus. Es ist ideal für Benutzer, die ihre E-Mails immer auf dem neuesten Stand haben möchten, egal welches Gerät sie verwenden. Oder für Nutzer die sich mit mehreren Personen um ein gemeinsames Postfach kümmern möchten.  Allerdings erhöht die ständige Speicherung der E-Mails auf dem Server den Speicherbedarf und kann zu Kosten führen.

POP3 hingegen bietet einen Offline-Zugriff mit reduziertem Speicherbedarf, ist jedoch weniger geeignet, wenn Sie mehrere Geräte verwenden und eine Synchronisierung zwischen diesen wünschen. Die Wahl zwischen den Protokollen hängt von Ihren individuellen Bedürfnissen ab. Wenn Sie den Speicherbedarf im Auge behalten und keine Synchronisierung benötigen, könnte POP3 für Sie ausreichend sein. Andernfalls bietet IMAP eine umfassendere und flexiblere Möglichkeit, Ihre E-Mails zu verwalten.

Im Zweifelsfall sprechen Sie mit Ihrem Webhosting oder E-Mail Provider. Erklären Sie Ihm den genauen Anwendungsfall, wer wenn nicht Ihr Webhoster sollte wissen, was für Sie in dem Fall geeignet ist?